畅销书升级版！
以一个小饭馆的管理软件为例
快速学习Access数据库应用软件的开发

序言

读者们好！《表哥的Access 入门：以Excel 视角快速学习数据库开发》（第2 版）终于与大家见面了。本书第1 版最早是以电子版的形式发布在网络平台上的，在收到大量的读者好评后改写出版了纸质版。在纸质版图书出版后，同样受到读者的热烈欢迎，仅第1 版就重印了近20 次，着实让笔者受宠若惊，感觉有责任对本书的第1 版做一些优化和内容上的扩充，用于回馈读者的厚爱。
本书除了在第1 版的基础上更新了所有配图以适应Access 最新版本，还增加了如下内容：
? Access 交叉表查询、生成表查询、追加查询的讲解。
? Access 中的AutoExec 自动执行宏的重要应用。
? 如何以Access 可视化查询为辅助工具快速入门SQL。
本书保留了第1 版通俗易懂、一气呵成的特色，在内容上更完善，并且力争让读者在不对照电脑操作的情况下也能轻松阅读。本书的目标是大幅减轻读者的学习负担，让读者轻松、快速地掌握Access 的相关知识与技能，帮助读者构建全新的“数据观”。毕竟，Excel 的高级应用阶段离不开数据库知识。
祝广大读者学习愉快！问题交流请关注笔者微博@MrExcel。
作 者


前言

为什么要学习数据库知识？
当你在商场或超市结账时，是否注意过收银员面前显示器上的软件？收银员利用这个软件，结合扫描设备，就可以完成扫描商品、记录销售金额、扣减库存、查看历史记录、退货、换货等操作，我们可以将这个软件称为“一个卖货的软件”，用专业一点儿的术语来说，这其实
是一个典型的商品进销存软件。
你可能会想：商品进销存软件，如此高大上的名字，不是只有在企业中才用的吗？它与我们的生活有什么关系？是的，商品进销存软件确实是企业中最常用的软件之一，但其实我们的生活时时刻刻都离不开类似的软件。
商品进销存软件本质上属于数据记录和处理软件，在人工智能技术广泛应用的今天，智能设备无时无刻不在记录和处理着与你有关的数据，很多时候你甚至意识不到。
在数据库无处不在、数据思维无处不在的今天，不主动了解一点数据库知识，真的有点“OUT”了。特别是对于已经熟悉Excel 的我们来说，学习点儿数据库知识，不仅可以帮助我们深刻理解这个数字时代的世界，还可以提高我们的工作效率，从而构建全新的“数据观”。

为什么要学习Access ？
回到前面超市收银台的场景，利用Microsoft Office 中的Access 也能制作出具有类似功能的软件，并且几乎不用编写代码，即可让Office用户过把软件设计的瘾。
Access 作为Microsoft Office 组件之一，在众多领域中发挥着作用：利用Access 可以构建中小型企业的生产、计划、库存、销售、人事管理、培训等数据库管理系统，可以开发大公司的“部门级”应用，等等。不仅如此，Access 还是一款极具效力的个人工作效率提升工具，在很多Excel 难以施展能力的场所，Access 能轻松应对。
提到数据库，有些人（特别是对数据库一知半解的人）动不动就拿Oracle、SQL Server 等大型数据库系统说事儿。笔者在这里告诉大家，如果你想学习数据库知识，Access 绝对是一款优秀的入门工具，原因很简单，Access 具有易获得性、易安装性及普及性。Access 作为一款易学、易用、功能灵活的小型桌面数据库管理系统，其能力主要体现在以下两
方面。
1．简单的操作，强大的功能
Access 具有强大的可视化操作能力，这一点在所有的数据库管理系统中是领先的。Access 让人印象尤其深刻的是其查询、窗体、报表及宏的可视化设计方式，它让用户无须编写代码，就能开发数据库应用程序。
由于本书的目标是使Excel 用户快速入门Access 数据库知识，因此很多地方会以Excel 为Access 的参照物进行对比。我们知道，同为Office 组件之一的Excel 具有灵活的数据处理和分析能力，然而其能力是有局限的。例如，对数据的规范化存储与管理、表间的同步修改及删除、无代码应用程序的开发等功能，如果使用Excel 实现，则会非常麻烦，甚至无能为力；如果使用Access 实现，则可以以其内置功能轻松完成。
利用Access 中强大的查询功能，可以非常容易地进行各类统计分析操作，并且可以方便地组合多个相关的数据表，从而实现灵活的表间操作。此外，在处理数据的数量方面，与Excel 相比，Access 在分析处理几十万、上百万行数据时，速度优势相当明显，能够大幅提升工作效率。在数据处理自动化方面，如果使用Excel，那么通常需要编写复杂的VBA 程序代码来实现；如果使用Access，那么利用其自带的“宏”功能，我们几乎可以抛弃VBA，简单地以拖曳鼠标的方式，就像拼七巧板一样，将Access 中的基础操作按照自定义的顺序排列起来，形成连续、定制化的业务逻辑，从而轻松实现数据业务的自动化操作，这样不但显著提升了数据库应用程序的开发效率，还大大降低了用户的学习难度。
2．使用Access 可以开发软件
对没有接受过编程训练的人来说，学习编程不亚于学习“火星文”，而Access改变了这一切，让我们可以轻松开发出实用的数据库应用程序。使用Access 可以开发各种数据库应用程序，如生产管理、销售管理、库存管理等企业管理软件。利用Access，我们可以轻松地建立数之间的关系，在不编写代码的情况下模拟真实商业活动的业务逻辑，从而设计出功能完善的软件界面。此外，我们可以通过Access 的“报表”功能，设计出满足用户需求的各种格式的单据报表。通过对本书内容的学习，你会发现，Access 作为一款开发数据库应用程序的“傻瓜”软件，即使是非计算机专业人员，也能快速掌握。
Access 软件满足了企业管理人员的需求，使其无须学习编程语言，就能开发出实现自己管理思想的软件，并且使其能够借助软件来规范企业的业务规则，推行其管理理念。Access 可以帮助非计算机专业的管理人员实现开发软件的“梦想”，使其成长为懂管理、会编程的复合
型人才。
很多管理人员有绝妙的想法和创意，他们也能够很清晰地将这些想法和创意以图文形式表达出来，但由于这些想法和创意需要一些计算机技能来实现，因此束手无策，或者不得不求助“永远很忙”的信息技术（IT）部门的支援，以至于好的想法和创意长时间无法变为现实。如果他们能够花一些时间，学习一些Access 知识，自己编写一个体现自己独特管理思想的软件，将这些想法和创意变成现实，岂不快哉！

Access 和Excel 对比，有什么优势？
读到这里，你可能会产生这样的疑问：Access 的功能如此强大，为什么用户普及率远远不如Excel 呢？笔者认为，造成这种现状的主要原因有以下两点。
1．“自由”软件与“强规则”软件
与Access 对用户的要求相比，Excel 几乎是一款“自由”软件，Excel 界面对用户的操作行为几乎没有任何约束，用户可以在Excel 的单元格中输入任何内容，包括文本、数字、日期等，甚至可以在Excel单元格中输入几千字的文章。
Access 是一款“强规则”软件，用户在使用Access 前，必须预先了解Access 中必须遵守的一些“规则”。在Access 数据表中，如果规定了在某一列中只能输入日期，那么该列绝对不会接收其他类型的数据，如果强行输入，那么Access 会以报错的方式拒绝接收。如果规定
Access 数据表中的某一列中不能有重复内容出现，那么在该列中不能输入重复内容。
民间有句俗话，叫作“没有规矩，不成方圆”，正是Access 中的各种“规则”，避免了数据处理活动中各种“意外”的发生。要知道，在Excel 中，由于用户组织数据不规范，造成Excel 报告难以理解、难以维护、难以扩展的例子比比皆是。因此，用“自律才能自由”这句话描
述Access 简直再合适不过了。
2．当前的Access 培训存在问题
如果你恰巧在书店翻阅本书，那么，请你随手翻阅几本其他关于Access 的书籍，你会发现，这些书籍基本遵循一个套路，那就是如何创建数据表、创建查询、设计窗体和制作报表。
这个套路本身没有错误，然而，大部分Access 培训资料只让读者
知其然，而不知其所以然；只介绍Access 的操作，却不介绍这些操作背后隐藏的逻辑。按照这种教材学习，充其量只能成为Access的操作工，很难成为Access 数据库应用程序的设计者。
当前的Access 培训机构基本也存在同样的问题，很多培训师只是按照培训资料上的操作步骤，告诉学员先进行什么操作，后进行什么操作，一个界面控件的排列介绍几十分钟，将Access 的核心内容淹没在琐碎的操作细节中，让学员感到茫然，难以抓住培训的重点。

本书特点
本书会竭力避免当前Access 书籍和培训中普遍存在的问题，以案例教学的方式，通过一个简单的小饭馆数据库管理软件的开发案例，介绍如何规范Access 数据、创建查询和设计窗体，以及如何制作Access报表和宏。本书不仅会介绍Access 的操作，而且会详细介绍这些操作背后隐含的Access 数据库的相关知识，让读者不但知其然，还知其所以然。
Access 作为一款流行的小型数据库管理系统，与其他数据库管理系统相比，具有易学、易用的特点，在很大程度上避免了对用户的编程要求。但是有得必有失，Access 为了保持其开发的灵活性，在开发过程中会涉及各种各样的设置选项，介绍Access 中全部选项的设置方法和设置效果是庞杂且无趣的。所以，本书以一个小饭馆数据库管理软件为例，从头到尾介绍整个软件的设计过程。在设计过程中，我们只对案例中用到的设置选项进行详细介绍，从而避免打断思路、分散注意力，并且减轻学习负担。

本书不是一本大而全的Access 书籍，而是一本以案例为导向，帮助读者快速了解Access 功能、理解数据库思维，指导读者开发一个小型数据库管理软件的案例手册。
因为本书假设读者对Excel 已经有了一定程度的了解或使用经验，所以没有像大部分Access 书籍那样，一开始就引入大量的数据库专业术语，而是以读者的Excel 知识为基础，逐步过渡到Access 相关知识，让读者感觉自己不是在学习一门全新的技术，而是将已掌握的Excel 技术“自然扩展”到Access 技术，从而减轻读者的学习负担。

本书适合对Excel 比较熟悉，并且想进一步利用Access 技术提升个人能力的Microsoft Office 技术爱好者，以及想进一步利用Access 技术提高个人及本部门工作效率的职场人士阅读。此外，对于已经读过一些“Access 操作手册”，但对Access 还没有建立一个清晰逻辑的Access 初学者，本书也非常适用。
最后，我们打个比方，如果说学习Excel 是学习一项技能，那么学习Access 是学习一项真正的技术。如果你已经掌握了Excel，那么，学习一些Access 知识会帮助你建立全新的“数据观”，让你的数据分析和处理能力有质的飞越。
作 者